Plateforme SaaS pour les institutions patrimoniales
Version 1.0 – 11 février 2026
Dernière mise à jour : 11 février 2026
Préambule
Les présentes Conditions Générales d'Utilisation (ci-après « CGU ») régissent l'accès et l'utilisation de la plateforme Patrivox (ci-après « la Plateforme » ou « le Service »), éditée et exploitée par Sébastien Fouss (ci-après « l'Éditeur »).
Patrivox est une plateforme SaaS (Software as a Service) européenne destinée aux institutions patrimoniales — archives, musées, bibliothèques et centres de documentation — permettant la numérisation, l'indexation intelligente et la recherche avancée de documents d'archives grâce à des technologies d'intelligence artificielle.
L'utilisation de la Plateforme implique l'acceptation pleine et entière des présentes CGU. Tout Utilisateur qui n'accepte pas les présentes CGU ne doit pas utiliser la Plateforme.
Les présentes CGU sont rédigées en français. En cas de traduction dans une autre langue, seule la version française fait foi en cas de divergence.
Article 1 – Définitions
Dans les présentes CGU, les termes ci-dessous ont la signification suivante :
« Utilisateur » : toute personne physique ou morale ayant créé un compte sur la Plateforme et utilisant le Service, qu'il s'agisse d'un administrateur, d'un contributeur ou d'un lecteur.
« Institution » : l'entité (archive, musée, bibliothèque, centre de documentation, société savante ou association) au nom de laquelle un ou plusieurs Utilisateurs accèdent à la Plateforme.
« Contenu » : tout document, fichier, image, métadonnée ou donnée textuelle téléversé, créé ou généré sur la Plateforme par un Utilisateur.
« Requête IA » : toute interrogation utilisant les fonctionnalités d'intelligence artificielle de la Plateforme, incluant la recherche sémantique, la reconnaissance optique de caractères (OCR) et l'interrogation conversationnelle des documents.
« Compte » : l'espace personnel créé par un Utilisateur sur la Plateforme, protégé par des identifiants d'authentification.
« Abonnement » : la formule choisie par l'Utilisateur ou l'Institution, déterminant le périmètre des fonctionnalités et les quotas disponibles.
Article 2 – Objet
Les présentes CGU ont pour objet de définir les modalités et conditions d'accès et d'utilisation de la Plateforme Patrivox, ainsi que les droits et obligations respectifs de l'Éditeur et des Utilisateurs.
La Plateforme fournit notamment les services suivants :
- Téléversement et stockage sécurisé de documents d'archives
- Reconnaissance optique de caractères (OCR) via intelligence artificielle
- Indexation et catalogage des documents avec gestion de métadonnées
- Recherche plein texte et recherche sémantique
- Interrogation conversationnelle des documents par intelligence artificielle (Requêtes IA)
- Gestion des accès et des rôles au sein d'une Institution
- Publication et mise à disposition de collections numérisées
Article 3 – Inscription et création de compte
3.1 Conditions d'inscription
L'accès à la Plateforme nécessite la création d'un Compte. L'inscription est réservée aux personnes physiques majeures agissant pour le compte d'une Institution ou à titre personnel dans un cadre de recherche ou de valorisation patrimoniale.
L'Utilisateur s'engage à fournir des informations exactes, complètes et à jour lors de son inscription et à les maintenir actualisées.
3.2 Authentification et sécurité
L'authentification est gérée de manière sécurisée. L'Utilisateur est seul responsable de la confidentialité de ses identifiants de connexion et de toute activité réalisée sous son Compte.
En cas de suspicion d'utilisation non autorisée de son Compte, l'Utilisateur doit en informer immédiatement l'Éditeur à l'adresse : sebastien.fouss@patrivox.io.
3.3 Rôles et permissions
La Plateforme propose différents niveaux d'accès (administrateur, contributeur, lecteur). L'administrateur d'une Institution est responsable de la gestion des accès et des permissions accordés aux membres de son organisation.
Article 4 – Abonnements et tarification
4.1 Formules d'abonnement
La Plateforme est accessible selon différentes formules d'abonnement, dont les caractéristiques (fonctionnalités, volumes de stockage, quotas de Requêtes IA) sont décrites sur la page de tarification du site.
L'Éditeur se réserve le droit de modifier les formules et tarifs en vigueur. Toute modification tarifaire sera notifiée aux Utilisateurs avec un préavis minimum de trente (30) jours avant son entrée en vigueur.
4.2 Requêtes IA
Chaque formule d'abonnement inclut un quota de Requêtes IA. Les Requêtes IA couvrent l'ensemble des fonctionnalités d'intelligence artificielle de la Plateforme, notamment la recherche sémantique et l'interrogation conversationnelle des documents.
Les quotas non utilisés au cours d'une période de facturation ne sont pas reportés sur la période suivante, sauf mention contraire dans la formule souscrite.
4.3 Paiement
Le paiement s'effectue selon les modalités précisées lors de la souscription. L'Éditeur utilise des prestataires de paiement sécurisés conformes aux normes en vigueur. En cas de défaut de paiement, l'Éditeur se réserve le droit de suspendre l'accès au Service après mise en demeure restée sans effet pendant quinze (15) jours.
Article 5 – Propriété intellectuelle
5.1 Propriété de la Plateforme
La Plateforme, son architecture, son code source, ses interfaces, ses algorithmes et ses bases de données sont la propriété exclusive de l'Éditeur ou font l'objet de licences accordées à l'Éditeur. Toute reproduction, représentation ou exploitation non autorisée est interdite.
Le nom « Patrivox » est une marque déposée, enregistrée auprès de l'Office Benelux de la Propriété Intellectuelle (BOIP) et faisant l'objet d'une procédure d'enregistrement auprès de l'Office de l'Union européenne pour la propriété intellectuelle (EUIPO). Toute utilisation, reproduction ou imitation de cette marque, de son logo ou de ses signes distinctifs, sans l'autorisation écrite préalable de l'Éditeur, est interdite et susceptible de poursuites conformément aux dispositions légales applicables en matière de propriété intellectuelle.
5.2 Contenus des Utilisateurs
L'Utilisateur (ou l'Institution qu'il représente) conserve l'intégralité de ses droits de propriété intellectuelle sur les Contenus qu'il téléverse sur la Plateforme. L'Éditeur n'acquiert aucun droit de propriété sur ces Contenus.
En téléversant des Contenus, l'Utilisateur accorde à l'Éditeur une licence non exclusive, mondiale et limitée à la durée de l'Abonnement, aux seules fins de fournir le Service (stockage, traitement OCR, indexation, recherche). Cette licence prend fin à la suppression des Contenus ou à la résiliation du Compte.
5.3 Résultats de l'OCR et de l'IA
Les résultats produits par les traitements OCR et les Requêtes IA (transcriptions, résumés, réponses) sont considérés comme des dérivés des Contenus de l'Utilisateur. L'Utilisateur dispose librement de ces résultats dans le cadre de ses activités.
L'Éditeur ne revendique aucun droit de propriété intellectuelle sur les résultats générés par l'IA à partir des Contenus de l'Utilisateur.
Article 6 – Protection des données personnelles
6.1 Responsable du traitement
L'Éditeur est responsable du traitement des données personnelles collectées dans le cadre de la gestion des Comptes et de l'utilisation de la Plateforme. Le traitement est effectué conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD – Règlement UE 2016/679).
6.2 Données collectées
Les données personnelles collectées lors de l'inscription et de l'utilisation du Service comprennent notamment : nom, prénom, adresse e-mail, nom de l'Institution, données de connexion et données d'utilisation du Service.
6.3 Hébergement et localisation des données
Conformément à sa stratégie de souveraineté européenne, l'Éditeur s'engage à héberger l'ensemble des données sur des infrastructures situées dans l'Union européenne. Les principaux sous-traitants d'hébergement sont :
- Scaleway (stockage objet S3-compatible) – France
- Neon (base de données PostgreSQL) – Union européenne
Aucun transfert de données en dehors de l'Espace Économique Européen n'est effectué, sauf dans les cas prévus par le RGPD et avec les garanties appropriées.
6.4 Droits des personnes concernées
Conformément au RGPD, tout Utilisateur dispose d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation du traitement, de portabilité et d'opposition concernant ses données personnelles. Ces droits peuvent être exercés en contactant l'Éditeur à l'adresse : rgpd@patrivox.io.
6.5 Sous-traitance
Lorsque l'Institution confie à l'Éditeur le traitement de données personnelles contenues dans les documents téléversés (par exemple, des archives contenant des informations nominatives), l'Éditeur agit en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD. Un accord de sous-traitance (DPA – Data Processing Agreement) distinct peut être conclu sur demande.
Article 7 – Conditions d'utilisation du Service
7.1 Usages autorisés
La Plateforme est destinée à la numérisation, à l'indexation et à la valorisation de documents patrimoniaux dans un cadre culturel, éducatif, scientifique ou associatif. L'Utilisateur s'engage à utiliser le Service de manière loyale et conforme à sa destination.
7.2 Usages interdits
Il est strictement interdit d'utiliser la Plateforme pour :
- Téléverser des contenus illicites, diffamatoires, discriminatoires ou portant atteinte aux droits des tiers
- Tenter de contourner les mesures de sécurité ou d'accéder à des données non autorisées
- Utiliser le Service à des fins commerciales non prévues par l'Abonnement
- Procéder à du scraping, à de l'extraction automatisée massive ou à toute utilisation abusive des Requêtes IA
- Perturber le fonctionnement de la Plateforme ou porter atteinte à son intégrité
7.3 Contenus téléversés
L'Utilisateur garantit qu'il dispose des droits nécessaires pour téléverser les Contenus sur la Plateforme et qu'ils ne portent pas atteinte aux droits de propriété intellectuelle ou aux droits de la personnalité de tiers. L'Éditeur ne procède à aucun contrôle a priori des Contenus téléversés.
Article 8 – Disponibilité et niveaux de service
L'Éditeur s'efforce d'assurer la disponibilité de la Plateforme 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, sous réserve des opérations de maintenance planifiées ou d'urgence.
L'Éditeur ne garantit pas une disponibilité ininterrompue du Service et ne saurait être tenu responsable des interruptions, ralentissements ou indisponibilités résultant de causes extérieures (pannes réseau, cas de force majeure, etc.).
Les opérations de maintenance planifiées seront, dans la mesure du possible, notifiées aux Utilisateurs par avance via le site ou par e-mail.
Article 9 – Responsabilité
9.1 Responsabilité de l'Éditeur
L'Éditeur met en œuvre les moyens raisonnables pour assurer le bon fonctionnement et la sécurité de la Plateforme. Sa responsabilité est limitée à une obligation de moyens.
L'Éditeur ne saurait être tenu responsable des dommages indirects, y compris la perte de données, la perte de chiffre d'affaires ou l'atteinte à l'image, résultant de l'utilisation ou de l'impossibilité d'utiliser le Service.
En tout état de cause, la responsabilité totale de l'Éditeur au titre des présentes CGU est limitée au montant des sommes effectivement versées par l'Utilisateur au cours des douze (12) mois précédant le fait générateur de la responsabilité.
9.2 Résultats de l'intelligence artificielle
Les résultats produits par les fonctionnalités d'intelligence artificielle (OCR, recherche sémantique, réponses conversationnelles) sont fournis à titre indicatif. L'Éditeur ne garantit pas l'exactitude, l'exhaustivité ou la fiabilité de ces résultats. L'Utilisateur est invité à vérifier les résultats et reste seul responsable de l'usage qu'il en fait.
9.3 Responsabilité de l'Utilisateur
L'Utilisateur est responsable de l'utilisation qu'il fait de la Plateforme, des Contenus qu'il téléverse, ainsi que de la sauvegarde de ses propres données. L'Éditeur recommande aux Utilisateurs de conserver une copie de sauvegarde de leurs documents originaux.
Article 10 – Durée et résiliation
10.1 Durée
Les présentes CGU sont conclues pour la durée de l'Abonnement souscrit par l'Utilisateur. Elles se renouvellent tacitement à chaque période de facturation, sauf résiliation dans les conditions prévues ci-après.
10.2 Résiliation par l'Utilisateur
L'Utilisateur peut résilier son Abonnement à tout moment depuis les paramètres de son Compte. La résiliation prend effet à la fin de la période de facturation en cours. L'Utilisateur conserve l'accès au Service jusqu'à cette date.
10.3 Résiliation par l'Éditeur
L'Éditeur se réserve le droit de suspendre ou de résilier le Compte d'un Utilisateur en cas de manquement aux présentes CGU, après mise en demeure restée sans effet pendant quinze (15) jours, sauf en cas de manquement grave nécessitant une suspension immédiate.
10.4 Sort des données après résiliation
En cas de résiliation, l'Utilisateur dispose d'un délai de trente (30) jours à compter de la date de résiliation effective pour exporter ses Contenus. Passé ce délai, l'Éditeur procédera à la suppression définitive des Contenus, sauf obligation légale de conservation.
Article 11 – Modifications des CGU
L'Éditeur se réserve le droit de modifier les présentes CGU à tout moment. Les Utilisateurs seront informés de toute modification substantielle par e-mail ou par notification sur la Plateforme, avec un préavis minimum de trente (30) jours.
La poursuite de l'utilisation du Service après l'entrée en vigueur des modifications vaut acceptation des nouvelles CGU. En cas de désaccord, l'Utilisateur peut résilier son Abonnement conformément à l'article 10.2.
Article 12 – Droit applicable et juridiction
Les présentes CGU sont régies par le droit belge.
En cas de litige relatif à l'interprétation ou à l'exécution des présentes CGU, les parties s'efforceront de trouver une solution amiable. À défaut d'accord amiable dans un délai de trente (30) jours, le litige sera soumis aux tribunaux compétents de l'arrondissement judiciaire de Tournai (Belgique), nonobstant pluralité de défendeurs ou appel en garantie.
Article 13 – Contact
Pour toute question relative aux présentes CGU ou à l'utilisation de la Plateforme, l'Utilisateur peut contacter l'Éditeur :
- Par e-mail : sebastien.fouss@patrivox.io
- Par courrier : Sébastien Fouss, Rue Perdue 10, 7500 Tournai, Belgique
- Via le formulaire de contact disponible sur la Plateforme
Article 14 – Dispositions diverses
14.1 Intégralité
Les présentes CGU constituent l'intégralité de l'accord entre l'Utilisateur et l'Éditeur relativement à l'utilisation de la Plateforme et remplacent tout accord antérieur portant sur le même objet.
14.2 Nullité partielle
Si l'une quelconque des stipulations des présentes CGU était déclarée nulle ou inapplicable, les autres stipulations resteraient en vigueur et de plein effet.
14.3 Renonciation
Le fait pour l'Éditeur de ne pas exercer un droit prévu aux présentes CGU ne constitue pas une renonciation à ce droit.
14.4 Langue
Les présentes CGU sont rédigées en langue française. Des traductions dans d'autres langues peuvent être fournies à titre informatif. En cas de contradiction entre la version française et toute version traduite, la version française prévaut.
14.5 Cession
L'Utilisateur ne peut céder ses droits et obligations au titre des présentes CGU sans l'accord écrit préalable de l'Éditeur. L'Éditeur peut librement céder les présentes CGU à tout successeur ou acquéreur de ses activités.